Arquivo Histórico da Câmara de Aracaju preserva documentos e contribui para memória do Legislativo Municipal
Responsável pela guarda, organização e preservação de documentos produzidos e recebidos pela Câmara Municipal de Aracaju (CMA), o Setor de Arquivo Histórico exerce um papel importante na preservação da memória institucional do Poder Legislativo. Integrado à Divisão de Material e Patrimônio da Diretoria Administrativa, o setor tem suas atribuições estabelecidas pelo art. 14, I, “c”, da Lei Complementar nº 169, de 16 de agosto de 2019, que dispõe sobre a Estrutura Organizacional e Administrativa do Poder Legislativo Municipal de Aracaju.
O trabalho desenvolvido no arquivo tem como objetivo assegurar a gestão, a guarda e a preservação dos documentos, garantindo que as informações produzidas pela instituição possam ser localizadas e consultadas sempre que necessário. A atuação segue as diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e boas práticas arquivísticas aplicadas ao serviço público.
Entre os documentos que passam pelo setor estão materiais produzidos pelas áreas legislativa, administrativa, financeira e de recursos humanos, entre outras. Após serem encaminhados ao arquivo, os documentos passam por processos de triagem e classificação e, posteriormente, são armazenados de acordo com os procedimentos de organização e conservação. Dessa forma, o acervo pode ser consultado para atender às demandas internas da instituição e auxiliar na instrução de processos, na comprovação de informações e na tomada de decisões.
Atualmente, além da guarda e conservação dos documentos, o setor busca avançar na modernização da gestão arquivística, com ações voltadas à digitalização e ao aprimoramento dos processos. A iniciativa contribui para preservar a documentação existente e, ao mesmo tempo, facilitar o acesso às informações que fazem parte da história administrativa e legislativa da Câmara Municipal de Aracaju.
De acordo com o assistente administrativo do Setor de Arquivo Histórico, Roberto Teixeira Santos, o fluxo começa justamente com o encaminhamento da documentação produzida pelos diferentes setores da Casa Legislativa. “Os documentos que são produzidos pelos setores da Casa são enviados para o setor de arquivo, os quais passarão pelo processo de triagem e classificação e, posteriormente, a guarda, para serem consultados de acordo com a necessidade”, explica.
Acervo reúne documentos da produção legislativa
O arquivo também preserva parte importante da produção legislativa da Câmara, incluindo leis, projetos de lei, decretos e outros documentos institucionais. Segundo Roberto, a documentação mais antiga da produção legislativa atualmente encontrada no acervo é de 1954. Ele explica que existe uma lacuna documental referente aos períodos anteriores. “Uma boa parte da produção dessa Casa Legislativa, sejam leis, projetos de lei, decretos, etc., a produção legislativa mais antiga presente no nosso acervo data do ano de 1954. Tendo em vista esse hiato de documentos, já que o funcionamento da Câmara iniciou com o surgimento de Aracaju, percebemos que há uma carência de documentos do século XIX e metade do século XX”, afirma.
Além da preservação dos documentos históricos, o setor também trabalha para aprimorar a gestão documental. Entre as iniciativas está a digitalização de documentos, que busca modernizar os processos arquivísticos, ampliar o acesso às informações e contribuir para a redução do uso de papel.
Tabela de temporalidade
Outro ponto considerado importante para a organização do acervo é a elaboração de uma tabela de temporalidade documental. O instrumento estabelece os prazos de guarda dos documentos e orienta quais devem ser preservados permanentemente e quais podem ter sua guarda encerrada após o cumprimento de suas finalidades administrativas e legais.
Roberto explica que a Câmara ainda trabalha para estruturar esse instrumento, que deverá contribuir para dar maior segurança e organização aos procedimentos realizados pelo setor. “Sobre o tempo de guarda, temos a necessidade da elaboração da nossa tabela de temporalidade, que nos daria um respaldo legal, melhorando nossa dinâmica de trabalho. Acredito que nos próximos anos essa tabela estará pronta, já que sua elaboração não é um processo trivial”, pontua.
Histórico do setor
Ao longo dos anos, o Setor de Arquivo Histórico também passou por períodos de dificuldades, especialmente em razão das mudanças de sede da Câmara e de situações ocorridas no passado que afetaram parte da documentação. Entre esses episódios, está um incêndio que contribuiu para a perda de uma parcela do acervo. “Sabemos que o setor já passou por períodos bastante difíceis ao longo de sua história. Essas circunstâncias acabaram impactando parte do acervo que temos hoje, mas seguimos trabalhando para preservar, organizar e valorizar a documentação que permanece sob nossa guarda”, relata Roberto.
Fonte: Agência CMA